フリーランスは領収書をどうやって保管する？？

どうも、Linです。今日のサービス、一丁。

 

フリーランスは自分で帳簿をつけなければならず、それを元に確定申告を行い、その年度の所得税を確定することになります。

その確定申告で確定させた所得を元に、住民税や国民年健康保険の所得割の金額や、個人事業税の支払いの有無などが決定されるので、フリーランスは日々帳簿をつけて行く義務があります。

その帳簿とともに、帳簿の根拠となるレシートや領収書も保存してとっておかねばなりません。

 

こちらの国税庁のページによると、

現金預金取引等関係書類（領収証、小切手控、預金通帳、借用証など）は

7年間の保存

が求められております。

そのため、フリーランスは個人で領収書やレシートを管理して保存しておかなければならぬわけです。

 

これらの保存した領収書たちに関しては、税務署の調査が入った時に、帳簿とその根拠となる現金預金取引等関係書類を見せて調査を受けることになりますので、いざという時のためにも保存して管理しなければなりません。

 

僕がフリーランスになりたての頃は、どうやって領収書を保存するのかよくわからなかったので、

「フリーで仕事を始めたらまっさきに読む本」という本を参考に管理することにしました。

 

この本には初心者でもすぐに実践できそうな「ジッパー付きのビニール袋に入れる」というレシート・領収書の管理方法が紹介されていました。

 

ジッパー付きのビニール袋に入れる

袋に××月分と書いたシールを貼っておきましょう。袋が透明なので領収書が見えます。また、袋に領収書だけなので手間をかけずに保管できます100円均一ショップで売られている食品管理用のビニール袋で大丈夫です

 

要は、ジップロックに入れて領収書を管理しようという方法なのですが、ぼく自身、この方法で3年間領収書を管理し続けられたので、この方法を紹介しますね。

 

 

ジップロックでフリーランスの領収書を管理する方法

用意するものは、

• ジッパー付きの袋（ジップロック？）
• クリアファイル
• 油性マジック
• 領収書、レシートなどの書類

ですね。

この管理方法を実践したい時は次の５ステップを踏んでみてください。

 

ジップロックを買う

まずはジップロックを購入しましょう。

ジップロックとは透明な袋に「ジッパー」と呼ばれるチャックがついていて、閉じたり開けたりすることができる袋のことで、文字が書けるスペースが用意されています。

こちらは100円均一のキッチン用品売り場で手に入れることができますのでまずはそちらを手に入れましょう。

 

名前をつける

このジップロックには領収書やレシートを入れていくことになるのですが、それぞれのジップロックにまず名前を付けてやらねばなりません。

僕の場合、レシートや領収書を

• 月ごと
• 特定の支出（医療費や光熱費、社会保険料など）

にわけてそれぞれのカテゴリーでジップロックの袋を作ります。

たとえば、2018年12月の経費ならば「2018年12月」というネーミングをしてやればオッケーです。

 

freeeで取引を登録する

事業の成長につながるお金の使い方をした場合は、経費として認められます。

経費として使用したお金の証拠（領収書やレシート）をまずは会計ソフトに登録していきます。

僕の場合、クラウド会計ソフトのfreeeのスタンダードプランで契約していますので、freeeを立ち上げて取引をせっせと登録していきます。

取引の登録方法簡単で、レシートや領収書ごとに

• 日付
• 勘定項目
• 金額
• 取引先

などを入力して登録するだけです。

 

レシートや領収書をジップロックに入れる

取引の登録が完了しましたら、先ほど用意したジップロックにレシートや領収書を入れていきます。

例えば、2018年の12月に発生した経費のレシートの場合は「2018年12月」というジップロックに入ればいいわけですね。

また、経費以外の控除に使えそうな書類（たとえば国民年金の支払証明書など）は「社会保険料」というジップロックに入れて保管していきます。

 

ジップロックをファイルにまとめる

これらの複数のジップロックを年度毎に一つのクリアファイルに入れていきます。

例えば、2018年度だったら

2018年1月〜2018年12月までに発生した経費や控除に使える支払いのジップロックを全て一つのファイルにまとめて保存しておきます。

この年度ごとに一つにまとめたファイルを7年間保存して、いざという時の税務調査のために備えるというわけですね。

 

さあ、ジップロックで領収書を保存管理しよう

以上が僕が3年間続けてきた領収書・レシートの保存方法でした。

領収書は7年間保存しなければならないということですが、ぶっちゃけ安全に保管し続けられるか心配です。

自然災害（例えば火事や地震、洪水など）で領収書が消失してしまう可能性がありますので、できれば電子保存したいところです。

調べてみたらちらほら電子保存できそうな気配がありそうだったので、ちょっとこのあたりを詳しく調べ、このアナログ保存方法からの脱却も模索してみたいと思います。

 

それでは！

Lin