領収書がもらえないピンチに大活躍!出金伝票の書き方がわかる5ステップ


領収書がもらえない・・・もらいづらい・・・!

フリーランスとして活動していると、経費に算入できそうなレシートや領収書を確保しようとするようになります。

なぜなら、そのレシートや領収書は支払いの証明になるので、経費に計上したと同時に保存しておけば税務調査が入った時の時に正当性を主張できるからです。

 

しかしながら、時には

レシートや領収書がもらえない!!!

というケースもあると思います。

例えば、自動販売機のジュースとか、昔ながらの銭湯とかの現金ビジネス。

さらに、なぜか領収書は後日郵送ではないともらえないケースとかあります笑

 

それと、僕はまだ経験ないですが、ビジネス関係でお葬式、結婚式などの冠婚葬祭に出席するというケースの費用。

これらの費用は経費として計上できますが、領収書をもらいづらいですよね。

 

このような領収書・レシートがもらえない、もらいづらい、というケースで大活躍するのが

出金伝票

というアイテムです。

「経費で落ちる領収書大全」によると、次のように書かれていました。

「会議で飲むお茶を自動販売機で購入した」「慶弔関連の出費があった」など領収書をもらえない、あるはもらいづらい場合は、やむを得ず出金伝票を切ります。

日付、支払先、勘定科目、摘要、金額欄を手書きで書きます。出金伝票は文房具で購入してもいいですし、インターネット上で雛形を探して使用してもエクセルで準備しても OK です

(219ページより)

僕自身、この経理の勉強本を読んで初めて出金伝票の存在を知りました。

今まで見逃してきた領収書やレシートがもらえなかったケースを思い出し、奥歯を静かに噛み締めました。

 

ということで早速、勉強も兼ねて出金伝票を一度作成してみることに。

100円ショップのダイソーで売られていた出金伝票を購入し、自分でも作ってみることにしました。

出金伝票 書き方

 

 

3分でわかる!出金伝票の書き方

出金伝票の書き方は意外と簡単。

フリーランスの経理をしている方なら秒で作成できちゃいますね。

 

僕が購入した出金伝票は108円で200枚入り。

出金伝票 書き方

それぞれ一枚一枚切り離せるようになっていました。

メールへ出金伝票の一枚はこんな感じの記入項目になっていて、

  1. 日付
  2. 勘定科目
  3. 支払先
  4. 摘要
  5. 金額
  6. 合計金額

の6箇所に記入するところがありました。

出金伝票 書き方

「勘定科目」はその出費が当てはまるいつも通りの仕訳基準で決定。

「支払先」は自分がお金を払ったお店や人の名前。「摘要」 はお金の使い道の具体的なメモ。

「金額」は支払った金額を書いておけば大丈夫です。

出金伝票 書き方

 

気になるのは右上の「承認印」「係印」という印鑑を押す項目です。

これらは単独で活動しているフリーランス、個人事業主は必ずしもを記入しなくてよく、これは

複数人でか営業している個人商店、もしくは会社などで使われるやつ

みたいですね。

出金伝票を使うために上司の承認が必要なケースで使われます。

一人で事業を営んでいる方はここに何も気にしなくてオッケーです。

 

支払先の横にある「コード」は組織で出金伝票を管理するときに使うものだと思いますね。

印鑑とコードに関しては空欄で全然大丈夫そうです。

 

 

出金伝票の書き方の具体例

以上の出金伝票の書き方を踏まえて実際に作ってみました。

想定するシチュエーションとしては、2050年の5月5日に僕を含めて5人の仕事仲間と会議を開いた場面。

僕が自動販売機サントリーの自動販売機で缶コーヒーを買うことになって(パシリ?)、みんなに配るために購入した金額500円を出金伝票で書いたケースです。

出金伝票 書き方

うーん、だいたいこんな感じでいいんじゃないすかね笑

 

 

ただし、出金伝票の書きすぎに注意

出金伝票を使えば領収書がもらえなかった取引を復活させることができるので、経理的にはめちゃくちゃおいしいですよね。

しかしながら、出勤伝票をあまりにも発行しすぎると、

経理の正当性を疑われてしまいます。

先ほどの出てきた「経費で落ちる領収書大全」によると、

出金伝票を切るのは非常に限られたケースですから、出金伝票が多いと、なぜこんなにと疑われ否認される可能性があります

(199ページより)

と書かれていました。

出金伝票を使う時は本当に領収書がもらえなくて困った時に限りましょうというわけです。

ぼくも領収書やレシートがもらえなくて悔しい思いをした時に満を辞して発行したいと思った今日この頃です。

フリーランス、個人事業主の方は是非この「出金伝票」というアイテムを使いこなしてみてください。

 

それでは!

Lin


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